Σύνδεση eshop με SoftOne: CS-Cart και ERP σε ένα κοινό ρεύμα δεδομένων
Αν το λογιστήριό σας δουλεύει στο SoftOne, το eshop δεν πρέπει να είναι δεύτερη βάση δεδομένων που ενημερώνεται με το χέρι. Η γέφυρα CS-Cart με SoftOne συγχρονίζει προϊόντα, απόθεμα, τιμές, πελάτες και παραγγελίες, και στην κατασκευή eshop με CS-Cart την ξεκινάμε από την πρώτη μέρα του έργου. Εδώ εξηγούμε τι ακριβώς γίνεται, και τι πρέπει να αποφασίσετε πριν στηθεί.
Τι συγχρονίζει η γέφυρα CS-Cart με SoftOne
Η γέφυρα μεταφέρει αυτόματα δεδομένα προς τις δύο κατευθύνσεις. Από το SoftOne προς το eshop πηγαίνουν οι τιμές, η διαθεσιμότητα και ο ΦΠΑ των ειδών, καθώς και η κατάσταση των παραγγελιών. Από το eshop προς το SoftOne πηγαίνουν τα νέα είδη, οι νέοι πελάτες και οι παραγγελίες. Τιμές και διαθεσιμότητες έχουν μία πηγή αλήθειας, το SoftOne, και δεν χρειάζεται να ανεβάζετε αρχεία Excel κάθε φορά που αλλάζει μια τιμή. Η παραγγελία που κάνει ο πελάτης φτάνει στο ERP χωρίς να την ξαναπληκτρολογήσει κανείς. Η εικόνα, τα χαρακτηριστικά και η περιγραφή των προϊόντων δεν συγχρονίζονται από το SoftOne, γιατί χρειάζονται ξεχωριστή φροντίδα για το SEO, και μπορείτε να αφήσετε προϊόντα εκτός συγχρονισμού. Η γέφυρα που χρησιμοποιούμε είναι το add-on «Γέφυρα CS-Cart με SoftOne CloudERP», που διαθέτουμε στο cscart.biz.
Τιμολόγιο ή απόδειξη, ΑΦΜ και σειρές παραστατικών
Στην Ελλάδα το πρώτο ερώτημα κάθε σύνδεσης είναι ποιο παραστατικό βγαίνει. Αν ο πελάτης ζητήσει τιμολόγιο, η παραγγελία πρέπει να πάει στο ERP με ΑΦΜ, επωνυμία και δραστηριότητα. Αν ζητήσει απόδειξη, πηγαίνει με άλλη σειρά παραστατικού. Αυτά ορίζονται στη σύνδεση, ανάλογα με τον τρόπο που δουλεύει η λογιστική σας: ποια σειρά για λιανική και ποια για τιμολόγιο. Το CS-Cart ανοίγει την παραγγελία και τον πελάτη στο SoftOne, και η τιμολόγηση γίνεται μέσα στο ERP. Το eshop στήνεται ώστε να ζητά τα στοιχεία τιμολογίου μόνο όταν χρειάζονται.
Θέλετε να το δείτε στο δικό σας eshop;
Πείτε μας με ποια συστήματα δουλεύετε και θα σας δείξουμε πώς στήνεται. Τηλέφωνο 210 300 6128 ή κλείστε ένα ραντεβού.
Απόθεμα ανά αποθηκευτικό χώρο και τιμές
Αν έχετε περισσότερες από μία αποθήκες στο SoftOne, το eshop πρέπει να ξέρει ποιες μετράνε για τη διαθεσιμότητα. Αυτό καθορίζεται κατά τη σύνδεση, και η διαχείριση αποθέματος ανά αποθήκη είναι προαιρετική επέκταση, με χωριστή προσφορά. Η τιμή, η διαθεσιμότητα και ο ΦΠΑ των ειδών ορίζονται στο SoftOne και ενημερώνουν το eshop. Αν έχετε χωριστούς τιμοκαταλόγους (λιανική, χονδρική), το πώς θα αντιστοιχιστούν σε ομάδες πελατών του CS-Cart το εξετάζουμε χωριστά, ανάλογα με το SoftOne σας. Η ενημέρωση δεν γίνεται σε πραγματικό χρόνο: οι ενέργειες περνούν από ουρά που τρέχει σε τακτά διαστήματα, συνήθως κάθε 3 με 5 λεπτά, με ελάχιστο διάστημα τα 3 λεπτά, ή και χειροκίνητα. Για την ενημέρωση του αποθέματος από το SoftOne χρειάζεται από την πλευρά του SoftOne ένα api endpoint, που καλείται από το eshop κάθε φορά που τρέχει η ουρά.
Πελάτες και παραγγελίες: τι φεύγει στο ERP
Η γέφυρα περνά την παραγγελία στο SoftOne μαζί με τα στοιχεία του πελάτη. Ορίζετε σε ποια κατάσταση παραγγελίας γίνεται η αποστολή, π.χ. όταν η παραγγελία γίνει Open, ή τη στέλνετε χειροκίνητα με κουμπί. Η αντιστοίχιση με υπάρχουσα καρτέλα πελάτη στο ERP και η δημιουργία νέας καρτέλας ορίζονται κατά τη σύνδεση. Τα έξοδα αποστολής και αντικαταβολής περνούν ως διαχειριστικά κόστη, με κωδικό εξόδου που ρυθμίζεται στο SoftOne. Οι ενέργειες αποθηκεύονται σε ουρά στο eshop και φεύγουν προς το SoftOne σειριακά, κάθε λίγα λεπτά, αντί να στέλνονται την ώρα της παραγγελίας.
Τι ελέγχουμε πριν στηθεί η σύνδεση
Οι περισσότερες καθυστερήσεις δεν είναι τεχνικές, είναι δεδομένα. Πριν ξεκινήσουμε, κοιτάμε τον κατάλογο στο SoftOne: κωδικούς, barcodes, κατηγορίες, μονάδες μέτρησης, και αν τα προϊόντα με παραλλαγές (χρώμα, μέγεθος) είναι οργανωμένα σωστά. Ρωτάμε επίσης πού θα γίνονται οι αλλαγές στον κατάλογο, στο ERP ή στο eshop, ώστε να μην αλληλοκαλύπτονται. Αν το ERP είναι σε σωστή κατάσταση, η σύνδεση στήνεται γρήγορα. Αν όχι, καλύτερα να το μάθετε στην αρχή και όχι μετά την έναρξη του eshop.
SoftOne ή άλλο ERP
Το SoftOne είναι από τα πιο συνηθισμένα ERP στα ελληνικά eshops, αλλά δεν είναι το μόνο. Για Entersoft έχουμε γέφυρα CS-Cart με Entersoft, και για Pylon έχουμε έτοιμο πρόσθετο, με εργασία προσαρμογής κατά την εγκατάσταση. Αν θέλετε να δείτε τη γενική εικόνα και να συγκρίνετε επιλογές, ξεκινήστε από τη σελίδα σύνδεση eshop με ERP. Η σελίδα που διαβάζετε είναι η εμβάθυνση για το SoftOne.
Τι παίρνετε
τα νέα είδη ανοίγουν από το eshop στο SoftOne.
η διαθεσιμότητα που βλέπει ο πελάτης είναι αυτή του ERP.
οι τιμές του SoftOne ενημερώνουν το eshop.
χωρίς διπλή καταχώρηση από το λογιστήριο.
σωστό παραστατικό με ΑΦΜ και σειρά.
ορίζεται στη σύνδεση ποιες μετράνε για τη διαθεσιμότητα.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο κοστίζει η σύνδεση του eshop με SoftOne;
Εξαρτάται από το πόσο μη τυποποιημένο είναι το ERP σας: σειρές παραστατικών, αποθήκες, παραλλαγές προϊόντων. Η γέφυρα διατίθεται ως add-on στο cscart.biz, από 1.799€ + ΦΠΑ, μαζί με την εγκατάσταση ανάλογα με το ERP, και η ρύθμιση προσαρμόζεται στο δικό σας SoftOne. Η εγκατάσταση γίνεται από εμάς, και χρειάζονται και ρυθμίσεις από την πλευρά του SoftOne σας. Για ακριβή προσφορά χρειάζεται μια σύντομη συζήτηση για το τι έχετε.
Χρειάζεται το eshop να είναι σε CS-Cart για να συνδεθεί με SoftOne;
Η γέφυρα που περιγράφουμε είναι για CS-Cart. Αν έχετε ήδη eshop σε άλλη πλατφόρμα, δείτε πρώτα αν συμφέρει η μεταφορά. Στις περισσότερες περιπτώσεις που έχουμε δει, το κόστος διασύνδεσης και συντήρησης μετράει όσο και η αλλαγή.
Θα μου φύγει το απόθεμα από το ERP σε πραγματικό χρόνο;
Όχι σε πραγματικό χρόνο. Το απόθεμα ενημερώνεται αυτόματα μέσα από ουρά που τρέχει σε τακτά διαστήματα, συνήθως κάθε 3 με 5 λεπτά, με ελάχιστο διάστημα τα 3 λεπτά. Το διάστημα ορίζεται στις ρυθμίσεις της γέφυρας.
Μπορώ να βγάζω και τιμολόγιο και απόδειξη από το ίδιο eshop;
Ναι, αυτό είναι από τα πρώτα που ρυθμίζονται. Ο πελάτης διαλέγει στο ταμείο, και η παραγγελία πηγαίνει στο SoftOne με τη σειρά που αντιστοιχεί, για λιανική ή για τιμολόγιο. Η τιμολόγηση γίνεται μέσα στο ERP.
Τι γίνεται αν το SoftOne δεν απαντά την ώρα που γίνεται παραγγελία;
Η παραγγελία ολοκληρώνεται κανονικά για τον πελάτη στο eshop, γιατί η αποστολή προς το ERP δεν γίνεται την ώρα της παραγγελίας αλλά από ουρά, κάθε λίγα λεπτά. Η παραγγελία μένει στο CS-Cart ό,τι κι αν γίνει με το ERP, και μπορεί να σταλεί και χειροκίνητα με κουμπί.
Ζητήστε προσφορά
Αν σχεδιάζετε νέο eshop και δουλεύετε με SoftOne, η σύνδεση πρέπει να μπει στον σχεδιασμό από την αρχή και όχι ως πρόσθετο στο τέλος. Πάρτε μας τηλέφωνο στο 210 300 6128 ή κλείστε ραντεβού, να δούμε τον κατάλογο και τις σειρές παραστατικών σας και να σας πούμε τι χρειάζεται. Το γραφείο μας είναι στη Νέα Σμύρνη, Νικομηδείας 45, και το support λειτουργεί Δευτέρα με Παρασκευή 09:00 με 17:00.
